Als PR-bureau werk je dagelijks met meerdere klanten, campagnes en deadlines. Je moet snel schakelen, relevant pitchen en tegelijkertijd consistente kwaliteit leveren. Ook wanneer teams wisselen of groeien. Smart.pr is ingericht om alle PR-werkzaamheden van jou en je team zo goed mogelijk te stroomlijnen.

Gedoe met losse perslijsten en missende relatiegeschiedenis

Bij veel PR-bureaus groeien perslijsten organisch mee met teams en klanten. Consultants bouwen hun eigen lijsten op, bewaren context in hun eigen mailboxen of notities en ontwikkelen hun eigen manier van werken. Dat is begrijpelijk in een dynamische bureauomgeving, maar dit maakt het wel lastig om overzicht en continuïteit te behouden.

Wanneer collega’s van klant wisselen, tijdelijk afwezig zijn of het bureau verlaten, gaat waardevolle context vaak verloren. Nieuwe collega’s moeten opnieuw uitvinden welke pitches zijn verstuurd, wat wel of niet heeft gewerkt en welke journalisten specifieke voorkeuren hebben. 

Daarnaast ontbreekt vaak een centraal overzicht van wie wanneer is benaderd. Dat maakt afstemming lastiger, vertraagt opvolging en vergroot het risico op dubbele benadering. Dit maakt consistente opvolging lastiger en kan de samenwerking met journalisten bemoeilijken.

Pitchen kost onnodig veel tijd en mist consistentie

Zelfs wanneer perslijsten goed zijn ingericht, blijft pitchen voor veel bureaus een tijdrovend en inconsistent proces. Consultants werken met verschillende formats, tools en persoonlijke stijlen. Dat geeft flexibiliteit, maar maakt het lastig om efficiënt én uniform te werken. Zeker bij meerdere klanten en campagnes tegelijk.

Omdat er geen vaste structuur is voor het opstellen en versturen van pitches, kost het telkens opnieuw tijd om de juiste opmaak, tone of voice en klantcontext samen te brengen. Branding en presentatie verschillen per consultant, terwijl klanten juist verwachten dat hun verhalen herkenbaar en professioneel worden gepresenteerd. Tegelijkertijd ontbreekt centraal inzicht in wat er met een pitch gebeurt: wie opent, wie klikt en waar opvolging nodig is.

Het gevolg: meer handmatig werk dan nodig, ad-hoc follow-ups en weinig grip op wat structureel werkt binnen het bureau.

Smart.pr lost dit op. Onze PR software biedt: 

• Eén centraal adresboek, ontworpen voor PR-werk

  Werk samen met je collega’s in één CRM dat specifiek is ingericht voor PR-processen. Daarmee vervang je losse Excel-lijsten en persoonlijke bestanden door één gedeelde, overzichtelijke werkwijze.

• Altijd actuele perscontacten via de journalistendatabase

  Toegang tot een database met circa 17.000 journalisten en redacties, die dagelijks wordt bijgewerkt door ons datateam. Zo werk je altijd met actuele contactgegevens en vind je snel de juiste journalisten voor jouw pitch. Meer over onze journalistendatabase lees je hier.

• Efficiënte samenwerking binnen het bureau

  Deel notities, verzendgeschiedenis en opvolgacties met collega’s. Zo werkt iedereen met dezelfde actuele informatie en blijft kennis behouden binnen het team.

• Eén gestroomlijnde workflow

  Stel, personaliseer en verstuur pitches vanuit één platform. Dat bespaart tijd en voorkomt versnippering over losse tools en inboxen.

• Huisstijltemplates per klant

  Bouw vaste templates per klant die door het hele team worden gebruikt. Zo blijft elke pitch consistent en professioneel, ongeacht wie hem verstuurt.

• Inzicht in opens en kliks

  Zie direct waar interesse zit en waar opvolging zinvol is. Dit maakt follow-ups gerichter en effectiever.

• Meer overzicht voor account- en teamleads

  Houd grip op klanten en campagnes zonder extra rapportagewerk. Dat maakt aansturing en kwaliteitsbewaking eenvoudiger.

Veelgestelde vragen

Is Smart.pr geschikt voor bureaus met veel klanten?

Ja. In Smart.pr werk je in één centrale omgeving waarin je perslijsten, campagnes en contacthistorie per klant of project logisch kunt organiseren. Zo behoud je overzicht, ook wanneer je met meerdere klanten tegelijk werkt.

Kunnen meerdere collega’s tegelijk met dezelfde klanten werken?

Ja. Smart.pr is ingericht voor teamwork. Notities, tags, verzendgeschiedenis en opvolgacties zijn gedeeld, zodat iedereen met dezelfde actuele context werkt en kennis niet bij één consultant blijft hangen.

Werkt Smart.pr samen met andere tools?

Zeker. Smart.pr vervangt vooral handmatig PR-werk zoals Excel-lijsten en losse mails. Er is een koppeling met Clipit voor monitoring, en via een BCC-optie kun je e-mailverkeer meenemen in je workflow. Voor PR-teams betekent dit minder afhankelijkheid van losse tools en meer overzicht op één plek.

Hoe snel kunnen we starten?

Je begint met een gratis demo voor jou en je team, waarin we de volledige workflow laten zien en vragen beantwoorden. Daarna kun je direct aan de slag, op het moment dat het voor jullie past.

Benieuwd hoe Smart.pr jouw agency kan helpen om slimmer samen te werken, consistente kwaliteit te leveren en efficiënter te rapporteren vanuit één centraal platform? 

Plan een demo en ontdek hoe Smart.pr voor jouw bureau van waarde kan zijn.