Wees voorbereid op het vervolg van journalisten
Jouw organisatie heeft nieuws. Het persbericht is bijna af, de collega’s zijn enthousiast en je vinger hangt al boven de verzendknop. Maar ben je ook echt klaar voor wat er daarna komt?
Een journalist die je nieuws interessant vindt, gaat meteen verder kijken. Naar je website, je LinkedIn, je beeldmateriaal. En natuurlijk belt hij op voor vervolgvragen. Op dat moment wil je niet nog op zoek gaan naar een logo in hoge resolutie, of erachter komen dat je woordvoerder net op vakantie is. Daarom zetten we vier dingen op een rij die je eens in de zoveel tijd goed op orde moet krijgen.Zo sta je altijd klaar zodra je nieuws de deur uitgaat.
1. Zorg voor een actuele website en newsroom
Een van de eerste dingen die een nieuwsgierige journalist doet, is jouw website bezoeken. Staat daar als laatste nieuwsbericht een vlog van anderhalf jaar geleden? Dan roept dat natuurlijk vragen op. Loop daarom regelmatig je website na, en dan vooral je blog en newsroom. Daar moet een journalist, zonder te hoeven mailen of te bellen, vrijwel alles kunnen vinden over jouw organisatie. Denk aan:
Recente persberichten
Een beknopte omschrijving van je organisatie
Beeldmateriaal (foto’s en logo’s) in hoge resolutie
Contactgegevens van een woordvoerder
Dit doe je natuurlijk het makkelijkst met een Newsroom. Hier staat alle informatie bij elkaar op één plek, en zo kan een journalist ook buiten kantoortijd verder. Een bijkomend voordeel is dat een overzichtelijke newsroom met heldere feiten ook goed wordt geïndexeerd door zoekmachines en AI-tools.
2. Laat zien dat je actief bent op social media
Na het bezoeken van je website is social media vaak de volgende stop. Journalisten checken graag of een organisatie echt doet wat ze in het persbericht beweert, en of er een gezicht achter zit.
Je hoeft niet op elk platform aanwezig te zijn. Voor de meeste Nederlandse B2B-organisaties is LinkedIn het belangrijkste kanaal. Werk je in consumentenmarkten, dan komt daar Instagram en/of TikTok bij. Kies de kanalen die bij jouw doelgroep passen en houdt die vervolgens ook daadwerkelijk bij.
3.Goed beeldmateriaal is belangrijk
Een sterke foto kan de doorslag geven. Zeker online heeft vrijwel elk artikel beeld nodig. Een redactie die geen goede foto kan vinden, kiest al snel voor een ander verhaal.
Zorg daarom voor het volgende:
Foto’s in hoge resolutie, zowel liggend als staand
Portretfoto’s van je directie en woordvoerders
Je logo in verschillende formaten
Let ook op de praktische kant. Vermeld de fotograaf en zorg dat je de rechten hebt om de beelden door de pers te laten gebruiken.
4. Zorg dat je bereikbaar bent
Als een journalist besluit om je nieuws op te pikken, wil hij vaak ook iemand spreken. En snel een beetje. Wanneer je te lang wacht met reageren, komt de publicatie waarschijnlijk op losse schroeven te staan. Loop daarom eens alle plekken na waar je contactgegevens staan:
Je woordvoerder. Is duidelijk wie namens jullie het woord voert, en is die persoon ook echt bereikbaar? Spreek af hoe snel je reageert op persvragen, want een journalist met een deadline wacht niet.
De pers@-mailbox. Wie leest die eigenlijk, en hoe vaak? Een mailbox waar niemand de verantwoordelijkheid voor draagt, heeft geen nut.
Telefoonnummers. Werken ze nog, en neemt er iemand op? Een algemeen nummer dat doorschakelt naar een keuzemenu schrikt journalisten af.
Namen van perscontacten. Staan er in je newsroom, je boilerplate of op de contactpagina nog mensen die niet meer in functie zijn?
Afwezigheid. Wie neemt het over tijdens vakanties of ziekte? Regel een vervanger en zet in je out-of-office altijd een alternatief contact voor de pers.
Plan deze check een paar keer per jaar in, bijvoorbeeld na elke personeelswisseling in je team. Het kost je een kwartier, en het voorkomt dat een journalist op een dood spoor belandt.
Klaar voor de start
Het lijkt misschien veel werk voor één persbericht, maar je hebt er juist structureel profijt van: een actuele newsroom, goed beeldmateriaal en een woordvoerder die weet wat er van hem verwacht wordt, heb je bij je volgende nieuws ook weer nodig. En als die journalist dan belt, zijn jullie er klaar voor!