Hét perfecte PR plan in 8 stappen (met gratis template)

“A goal without a plan is just a wish”. Hoewel we deze quote net iets te vaak voorbij zien komen bij fitnessgurus hun Instagram, is het een prima advies. Ook in de context van PR is deze quote zeer relevant. Wanneer je zonder plan aan PR wilt beginnen, is het lastig om dit goed van de grond te krijgen. PR is namelijk een langetermijninvestering, en vraagt om een gestructureerd plan van aanpak. In dit artikel helpen we je op weg met 8 concrete stappen en een gratis whitepaper waarmee je direct aan de slag kunt.

Wat is een PR-plan?

In een PR-plan wordt de PR-strategie van je organisatie opgesteld. Dit plan bestaat veelal uit een overkoepelend doel, met bijbehorende concrete doelstellingen, taken en deadlines. Het is belangrijk om je plan zo actionable en meetbaar mogelijk te maken. Deze 8 stappen kunnen je hopelijk helpen bij het opstellen van het PR-plan voor jouw organisatie!

Download het PR-plan gratis!

Template PR-plan 2

1.      Bepaal waar je staat en waar je heen wilt

Wanneer je aan je PR-plan begint is het belangrijk om na te gaan waar je organisatie op dit moment staat en waar je uiteindelijk naartoe wilt. Wordt er door jouw organisatie al aan PR gedaan? Wat zijn de resultaten van eerdere campagnes? Waar heb je het idee dat je organisatie kansen laat liggen?

Zodra je de huidige situatie in kaart hebt gebracht kun je bepalen wat je zou willen verbeteren, en wat je met PR wilt gaan bereiken. Wil je meer naamsbekendheid, je imago verbeteren of misschien juist een nieuw product in de markt zetten? Het is belangrijk om een duidelijk en overkoepelend idee te hebben van wat je met PR zou willen bereiken. Vervolgens kun je op basis van dit idee een PR-plan creëren.

2.     Verduidelijk je doelstellingen

Wanneer je je overkoepelende doelstelling(en) hebt bepaald, kun je deze vertalen naar concrete doelen. Wil je je verkoopcijfers verdubbelen? Meer aanwezigen bij je event? Of wil je een extra nul achter je follower count op Instagram? Duidelijke, concrete doelen zijn meetbaar en bieden daarmee concrete handvaten om de effectiviteit van jouw PR-plan te meten. Zorg dat je doelen meetbaar zijn, door bijvoorbeeld de welbekende SMART methode voor gebruiken:

• Specific: Zorg ervoor dat de doelen die je stelt zo specifiek mogelijk zijn. Zo maak je het eenvoudiger om richting te geven aan je plan en waar nodig bij te sturen. Ook kun je op deze manier voorkomen dat je vage doelen stelt waarvan achteraf niet duidelijk is of je ze behaald hebt.

• Measurable: De beste manier om je doel verder te specificeren, is door er een element van meetbaarheid aan toe te voegen. ‘Meer volgers op Instagram‘, is een stuk minder duidelijk dan ‘250 nieuwe volgers op Instagram‘.

• Achievable: Wij zijn voorstander van ambitieuze doelen stellen, maar ook grote doelen kun je alleen bereiken als je ze in kleinere doelen onderverdeelt. Zorg er dus voor dat je doelstellingen te bereiken zijn.

• Realistic: Dit sluit aan bij het vorige punt; houd je doelen realistisch. Rome is niet in één dag gebouwd en als dat de doelstelling was geweest, was dat zeer waarschijnlijk niet gelukt.

• Time-based: Een plan maken wordt een stuk eenvoudiger wanneer er een deadline is om naartoe te werken. Zo weet je hoe lang je hebt om je doel te bereiken en kun je een inschatting maken van het aantal uren dat je er per week aan kwijt zal zijn.
  
  

3.      Definieer je doelgroep   

Uiteindelijk gaat het erom dat je met jouw PR-activiteiten de juiste mensen bereikt. Daarvoor moet je natuurlijk wel weten hoe deze doelgroep eruit ziet. Maak een profielschets van jouw ideale klant(en), en denk vervolgens na over via welke mediakanalen je deze het beste kunt bereiken. Je kunt de volgende vragen voor jezelf beantwoorden:

• Hoe ziet je ideale klant of lezer eruit? (buyer persona)

• Wat wil je communiceren naar deze ontvanger?

• Welke media-platformen sluiten aan op je ideale klantprofiel en op de boodschap die je wilt delen?

• Welke content heb je hiervoor nodig?

4.      Welke communicatiemiddelen ga je inzetten?

Na het bepalen van je doelgroep en het inventariseren van relevante media kun je gaan werken aan de inhoud van je campagnes. Welke PR-activiteiten ga je ontplooien? Denk bijvoorbeeld aan persberichten, blogartikelen schrijven, influencers inzetten of events organiseren.  In dit artikel vind je 10 voorbeelden van Free Publicity die je kunnen helpen in je zoektocht naar PR middelen.

5.      Welke tooling heb je hiervoor nodig?

Als je je doelen hebt gesteld, je doelgroep hebt geïdentificeerd en je weet welke communicatiemiddelen je gaat gebruiken, kan het goed zijn dat je hier tooling voor nodig hebt. Wanneer je ervoor kiest om persberichten te versturen naar nieuwsmedia die voor jou relevant zijn, kun je hier de PR-tool van Smart.pr voor gebruiken. Wil je weten wat Smart.pr voor jouw organisatie zou kunnen betekeken? Vraag dan geheel vrijblijvend een demo aan via dit formulier!

6.      Leg de link met marketing

Wanneer jouw organisatie zich ook bezighoudt met marketing, is het goed om te onderzoeken hoe PR en marketing elkaar kunnen versterken. Kijk bijvoorbeeld naar SEO, het gebruik van de social kanalen van je organisatie en naar de data die het marketingteam heeft verzameld. Wellicht weten zij welke content het goed doet op jullie website of via welke kanalen jullie de meeste leads genereren. Deze inzichten kun je goed gebruiken voor je PR-plan.

7.       Maak van je plan een concrete kalender

Om een geweldig plan goed uit te voeren heb je overzicht nodig en moet je consistent zijn in het uitvoeren van je activiteiten. Maak dus een kalender waarin je alle belangrijke taken en momenten opneemt. Bijvoorbeeld de release van een nieuw product, de verstuurdatum van een persbericht, of de deadline voor een award-inschrijving. 

 8.  Meet je resultaten en denk na over je volgende stap

Zoals we aan het begin van dit artikel al zeiden; goede PR is een langetermijninvestering. Wees dus niet meteen tevreden na de eerste kleine succesjes. Meet je vooruitgang en blijf reflecteren en aanpassen om ervoor te zorgen dat je PR strategie in 2022 pas écht een knallend succes wordt!

Gratis Download: PR Plan Template

Download het PR-plan Template via dit formulier en blijf via onze nieuwsbrief op de hoogte van het laatste nieuws over communicatie en PR.

Image by Kelly Sikkema via Unsplash