De opmaak van je persbericht in e-mailclients

Wanneer je een persbericht stuurt, wil je natuurlijk dat deze er precies zo uitziet als in de editor. Toch gaat er in een enkel geval wel eens iets mis. In dit artikel leggen we uit hoe dat komt en welke voorzorgsmaatregelen je kunt nemen. 

Voor de weergave van e-mails met opmaak wordt gebruik gemaakt van HTML. Deze opmaaktaal maakt het mogelijk dat je b.v. kleuren, afbeeldingen en verschillende lettertypes kunt gebruiken. Het genereren van de HTML is een lastige puzzel. Een e-mail moet namelijk in verschillende programma’s en op allerlei apparaten juist worden weergeven: dit proces noemen we de “rendering” van de e-mail. Na rendering moet de e-mail niet alleen goed worden weergegeven op de webversies van e-mailclients zoals Gmail, maar ook in desktopprogramma’s als Outlook. En niet alleen op laptops, maar ook op smartphones en tablets.

Rendering die in het ene programma werkt, kan in een ander programma juist breken. Elke e-mailclient interpreteert de HTML op zijn eigen manier. Met name met Microsoft Outlook doen zich soms problemen voor. Ook lokale instellingen zoals je besturingsysteem, niet geupdate programma’s of zelfs de breedte van je scherm kunnen invloed hebben op de weergave. Het is dus nooit te garanderen dat de opmaak van je e-mail in alle situaties hetzelfde is.

De ontwikkeling en ondersteuning van HTML functionaliteit in e-mail blijft helaas flink achter bij HTML voor webpagina’s. De mogelijkheden van HTML in e-mail zijn in wezen nog steeds dezelfde als eind jaren ‘90, omdat veel e-mail clients de nieuwe HTML-standaarden niet ondersteunen. In e-mail land is het dus nog steeds ‘Party like it’s 1999’. Web HTML is aan minder limieten gebonden en makkelijker door te ontwikkelen. Dit heeft als gevolg dat html-code die in een webbrowser goed werkt, niet altijd correct wordt weergegeven in e-mail.

We kunnen helaas niks veranderen aan deze gecompliceerdheid. Wél hebben we adviezen om de kans op problemen zo klein mogelijk te houden. Ondertussen blijven onze developers hard werken om onze code zo scherp mogelijk te houden. 😎

Best practices:

Plakken zonder opmaak

Wanneer je je persbericht hebt opgemaakt in een andere editor, bijvoorbeeld Word, voegt deze editor zijn eigen opmaak toe aan je tekst. Wanneer je deze tekst vervolgens met behoud van opmaak plakt in een andere editor, wordt de opmaak "fout" overgenomen. Plak dus altijd je tekst zonder opmaak. Voeg de juiste opmaak toe in de editor die je uiteindelijk gebruikt om de e-mail te versturen.

Plakken zonder opmaak doe je als volgt:

• Windows: Control-Shift-V

• Mac: Command+Option+Shift+V
  

Niet doorsturen

Vermijd gebruik van de  forward functie om je persbericht door te sturen. Wanneer je een e-mail forward voegt je e-mailclient namelijk nieuwe codering toe, en die kan gaan conflicteren met de reeds bestaande code. Het gevolg is een gebroken opmaak. Gebruik daarom liever een webversie van je persbericht. In Smart.pr creëer je in een handomdraai een link die je kunt gebruiken om je persbericht na te sturen. 

Testen

Ben je klaar met het opmaken van je persbericht? Stuur dan altijd een testversie. Zo kun je de opmaak van je bericht controleren in je eigen inbox. We adviseren om de opmaak te checken in meerdere e-mail clients, dus stuur een test naar zowel een Outlook- als een Gmail adres.

Als je deze adviezen volgt, voorkom je veel vermijdbare problemen. Gaat er toch nog iets mis met de weergave van je persbericht? Laat het ons support team weten! Met onze chatfunctie bieden wij directe en persoonlijke support (geen chatbot), met een gemiddelde responstijd van onder de twee minuten. Bellen of mailen kan natuurlijk ook! 💁‍♀️💁‍♂️

Image by Natalia Y. via Unsplash