I samtale med Peter De Meyer fra universitetet i Antwerpen
"Smart.pr er vores back office"
Smart.pr har været tilgængelig i Belgien siden 2019. Ud over onlinesoftwaren, som vi er markedsleder på i Holland, tilbyder vi også en database med mere end 4.000 belgiske journalister. Peter De Meyer fra universitetet i Antwerpen var en af de første kunder. Da vi var nysgerrige efter at se, hvad han syntes om det, besluttede vi at opsøge ham for at få et interview. Det blev til en sjov samtale om public relations, software og undertøj....
Kan du fortælle os kort om dit arbejde?
Efter otte fantastisk spændende år med avisjournalistik flyttede jeg i 2010 over på "den anden side" og begyndte at arbejde som pressemedarbejder på universitetet i Antwerpen. Snart blev jobbet som talsmand tilføjet.
Som talsmand ønsker jeg at få bjerget af information ud gennem de rigtige kanaler og bruge det til at nå det rigtige publikum. Det sker gennem sociale medier, men bestemt også ved at sende pressemeddelelser ud. Traditionelle medier er stadig meget vigtige i denne sammenhæng, og pressemeddelelser er en kanal til at få nyhederne ud til de rigtige mennesker.
Som en uddannelsesinstitution, der tilbyder uddannelse på højt niveau, er det vigtigt at være til stede og synlig. Ud over at undervise udfører University of Antwerp også videnskabelig forskning, som vi naturligvis gerne vil dele med omverdenen. Det holder jeg mig beskæftiget med hver dag.
Peter de Meyer fra universitetet i Antwerpen
"Journalister skifter job hurtigere end undertøj, så at sige, og så er det svært at følge med på egen hånd."
Hvordan håndterede du universitetets pressearbejde, før du startede Smart.pr?
Tidligere arbejdede vi med Outlook og Excel. Det største problem var faktisk, at Outlook krævede, at man selv holdt styr på en masse arbejde. Det var ofte et irritationsmoment.
Vi havde også presselister i Excel, men der mistede vi hurtigt overblikket. Der var aldrig rigtig tid til at opdatere listerne eller investere i at finde nye kontakter. Selve listerne var blevet indsamlet gennem årene, men der var ikke rigtig nogen politik for det.
Hvordan fungerer det nu?
Smart.pr er nu vores back office. Disse lister er blevet importeret til vores adressebog i Smart.pr. Der er listerne nu sikkert opbevaret og praktisk organiseret. Desuden bliver nogle af disse kontakter nu automatisk vedligeholdt af Smart.pr. Smart.pr tager således en masse arbejde fra os.
Med Smart.pr har du også indsigt i fejlmeddelelser oveni. Tidligere var de ikke umiddelbart synlige, eller man fik 20 eller 30 fejlmeddelelser i sin indbakke, men der var ikke tid til at udskifte dem.
Medieverdenen ændrer sig konstant og meget. Journalister skifter job hurtigere end deres undertøj, så at sige, så det er svært at holde styr på det hele selv.
Hvordan sendte du pressemeddelelser ud før?
Tidligere arbejdede vi med "almindelig mail". Det vil sige, at vi sendte pressemeddelelser via Outlook uden for meget formatering. I Outlook er det meget sværere at formatere en besked pænt ved f.eks. at inkludere et foto eller klip. For universitetet er det vigtigt, at vores meddelelser ser professionelle ud, og at de er pænt færdige. Smart.pr's software hjælper os med dette.
På hvilken måde hjælper Smart.pr med dette?
Med Smart.pr er det meget mindre fejlbehæftet at formatere en besked, det tager os mindre tid, og det ser pænere ud.
Desuden kan vi inkludere fotos og korte videoer. Det tilføjer værdi til pressemeddelelsen, hvilket igen er fedt. Hvis du vedlægger et godt foto, vil det blive brugt direkte af medierne. Det fungerer for os, og på den måde påvirker vi vores egen fremtoning.
Vores mål er nu at udsende så optimalt som muligt, i stedet for at det tidligere bare handlede om at udsende en pressemeddelelse, fordi vi var nødt til det.
Med data fra de udsendte kampagner kan man igen lave forbedringer. For eksempel bruger vi data som et argument for at vælge, om vi skal sende noget ud om et bestemt emne eller ej. Tidligere gjorde vi det på mavefornemmelse. Det giver os også mulighed for at se tendenser og reagere bedre på dem. I hvilken periode bliver pressemeddelelser f.eks. åbnet mest?
Hvad synes du om at arbejde med vores journalistdatabase?
Vi kan nu skrive til meget specifikke journalister. Ud over videnskab og kultur ved vi nu, hvordan vi kan skabe opmærksomhed om specifikke emner som f.eks. dyrerettigheder og dyrevelfærd. Nu kan vi henvende os til de rigtige journalister på en meget målrettet måde. I Press Filter fandt vi f.eks. 106 journalister, der skrev om dyrevelfærd. Tidligere ville vi ikke have været i stand til at finde mange af disse journalister.
Vi har også adgang til journalisternes egne mailbokse i stedet for kun redaktørernes. Et andet eksempel er vores publikation om kulturarv (statuer og gamle malerier). Personligt kender jeg ingen journalister inden for konserveringsteknikker, men i Smart.pr kunne jeg på ingen tid finde 28, der arbejder med restaurering af kulturarv. Vores indlæg blev straks taget op af en specialiseret hollandsk hjemmeside.
Ved at arbejde med Smart.pr har vi en bredere vifte af journalister, vi kan nå ud til. I det gamle workflow havde vi allerede en ret god rækkevidde blandt flamske journalister, men nu er hollandske journalister kommet til. Vi har gjort store fremskridt på det hollandske marked og har fået et netværk på et par tusinde journalister. Det er meget interessant for os, fordi mange hollandske studerende kommer til Antwerpen. Den ekstra rækkevidde i de hollandske medier er rigtig god.
Vil du anbefale Smart.pr til andre organisationer?
Helt sikkert. Softwaren gør det lettere at udforme og sende pressemeddelelser til de rigtige personer. Når man som os på universitetet i Antwerpen udsender pressemeddelelser om meget forskellige emner, kan man drage maksimal fordel af de mange søgeord i journalistdatabasen.
Er Smart.pr noget for dig?
Svar på et par enkle spørgsmål, så fortæller vi dig det med det samme.
Vil du vide mere om Smart.pr?
Hej, jeg hedder Jasper, og som salgschef hos Smart.pr vil jeg gerne forklare, hvordan du kan bruge vores værktøj til at forbedre din PR. Vil du vide, hvad Smart.pr kan gøre for dig? Læg dine oplysninger, så kontakter jeg dig!